ePA-Frust – hohe Hürden bei der Registrierung

Die elektronische Patientenakte (ePA) scheitert oft schon an der Registrierung. Warum die notwendigen Sicherheitsbarrieren zu massiver Nutzerfrust führen – und die Verbreitung behindern.

🙁 Kaum jemand nutzt die elektronische Patientenakte (ePA) aktiv, obwohl sie automatisch angelegt wird. Das Problem liegt oft nicht an mangelnder 🤖 Digital-Kompetenz, sondern an einem 🥴 komplizierten Registrierungsprozess. Die persönlichen Berichte einer 93-jährigen Digital-Expertin (Quelle: Kölner Stadt Anzeiger) und eines EU-Bürgers (Quelle: rbb24) sowie ein Selbstversuch zeigen, wie die geforderten Sicherheitsmechanismen (PIN, Online-Ausweis, Geschäftsstellen-Besuch, Post-Ident-Verfahren) selbst 👨‍💻 technikaffine Versicherte scheitern lassen.

Start der ePA im Oktober 2025

Seit Oktober sind 🩺 Ärzte verpflichtet, die ePA zu befüllen. Doch die Quote der aktiven Nutzer bleibt im niedrigen einstelligen Bereich. Die Beispiele zeigen die Kluft zwischen politischem Ziel und digitaler Realität.

Die Probleme

 1. Die digitale Kluft: Sicherheits-Chaos stoppt die Nutzung

Die elektronische Patientenakte (ePA) soll die Gesundheitsversorgung verbessern, Doppeluntersuchungen vermeiden und im Notfall Leben retten. Doch die aktive Nutzung stagniert bei unter fünf Prozent der Versicherten in Deutschland. Das liegt nicht am fehlenden Interesse: 70 % der Befragten planen eine zukünftige aktive Nutzung.

Die Hürde liegt im sogenannten Onboarding-Prozess (Registrierung). Die hohen Sicherheitsanforderungen für sensible Gesundheitsdaten führen zu einer Komplexität, die selbst erfahrene Digital-Nutzer an den Rand der Verzweiflung treibt.

2. Gescheitert am Hürdenlauf: Zwei frustrierende Beispiele

Fall 1: Rena Krebs (93) – Die Digital-Expertin kapituliert

Die Kölnerin Rena Krebs ist alles andere als eine „Digital-Deppin“. Sie macht Online-Banking, nutzt WhatsApp, bietet Supervision per Internet an. Dennoch gab sie die Nutzung der ePA bei ihrer Barmer nach mehrtägigem Kampf auf.

• Problem 1: Identifizierung. Da sie nicht mehr gut zu Fuß ist, fallen die persönliche Vorsprache in der Geschäftsstelle und der Online-Personalausweis (den sie nicht besitzt) weg.
• Problem 2: Die PIN-Jagd. Der einzig mögliche Weg über die elektronische Gesundheitskarte (eGK) scheiterte, weil sie die zugehörige PIN verlegt hatte.
• Die Rück-Katapultierung: Ihre Bitte um eine neue PIN wurde von der Krankenkasse abgelehnt. Die Antwort: Zur Verifizierung der neuen Karte müsse sie persönlich in die Geschäftsstelle kommen – genau das, was sie vermeiden wollte.

Fazit Krebs: „Immer sagt man uns, dass mit der neuen Technik alles einfacher wird. Aber am Ende türmen sich immer mehr Hürden auf.“

Fall 2: Efthymis Angeloudis – das digitale Bermuda-Dreieck für EU-Bürger

Auch der Selbstversuch eines EU-Bürgers scheiterte beinahe an der digitalen Identifizierung.

• Problem 1: App-Chaos. Statt der ePA-App wird zunächst die falsche „Sammel-Punkte-App“ installiert.
• Problem 2: Die Ausweis-Barriere. Als nicht deutscher EU-Bürger besitzt er weder den deutschen Online-Personalausweis (eID) noch einen elektronischen Aufenthaltstitel (eAT), was die Online-Identifizierung (per Ident-App) unmöglich macht.
• Die „Heureka“-Lösung: Erst nach einem Telefonat mit der Hotline wird die Lösung gefunden: Post-Ident-Verfahren mit dem griechischen Reisepass im Späti um die Ecke.

Fazit Angeloudis: Nach 12 Stunden war der Zugang geschafft. Aber die Akte? Leer. (Weil die Befüllung durch Ärzte erst startet/gerade erst angelaufen ist).

TK als Lichtblick? Ein einfacherer Weg zur PIN

Die Techniker Krankenkasse (TK) verzeichnet mit über sechs Prozent eine vergleichsweise höhere aktive Nutzerquote. Der Unterschied: Sie bieten die Möglichkeit, die eGK-PIN per Post-Ident-Verfahren anzufordern, bei dem der Ausweis einfach an der Haustür vorgezeigt wird. Das umgeht den mühsamen Besuch in der Geschäftsstelle und hilft damit besonders Versicherten mit Mobilitätseinschränkungen (wie Frau Krebs).

Die Leistungsauskunft der elektronischen Patientenakte wird aus Daten, die die Krankenkasse von den Leistungserbringern bekommen hat, aufgebaut. Oft ist noch kein Text vorhanden und die Angaben sind dürftig. 

Fall 3: Helmut Achatz – Rettung durch Post-Ident-Verfahren

Es braucht schon viel Enthusiasmus, um die Registrierung durchzustehen. Die Hürden sind bei der hkk hoch:

• Schritt 1: Auf der Homepage gibt es bei der hkk einen QR-Code, mit dem sich der Link zur ePA-App fürs Smartphone aufrufen lässt.
• Tippen Sie auf „Los geht’s“ und richten Sie Ihr Benutzerkonto für die ePA ein. Für diesen Schritt brauchen Sie Ihre Gesundheitskarte (eGK).
• Dann wird das Benutzerkonto angelegt – mit Versichertennummer, den letzten sechs Ziffern der Kennnummer, Postleitzahl und gültiger E-Mail-Adresse.
• Dann ist ein Passwort festzulegen, das auch noch bestimmten Richtlinien entsprechen muss.
• Einwilligungserklärung und Nutzerbedingungen akzeptieren.
• Mail-Adresse bestätigen.
• App-Code festlegen – das ist ein sechsstelliger Zahlen-Code. Dieser Code wird für eine einfache und schnelle Anmeldung in der ePA-App verwendet.
• Bitte merken Sie sich diesen Code.
• Identifizierung: Dafür gibt es verschiedene Verfahren:
  – Post-Ident: Sie lassen sich in einer Postfiliale identifizieren,
  – Personalausweis und PIN: identifizieren mit der NECT-App und der elektronischen Ausweisfunktion des Personalausweises mit zugehöriger PIN.
  – Aktivierungscode: Dafür muss der Versicherte eine Geschäftsstelle der hkk in seiner Nähe besuchen und sich einen Aktivierungscode ausstellen lassen.
  – Gesundheitskarte: Diese Funktion ist nur wählbar, wer bereits eine PIN für seine eGK hat.

Leider ist das mit den Post-Ident-Verfahren mittlerweile nicht mehr so einfach, denn immer mehr Postfilialen sind bereits geschlossen – und die Servicestellen dürfen teilweise kein Post-Ident-Verfahren durchführen.

Nutzung lässt zu wünschen übrig

Die aktuelle Zahl der aktiven Nutzer der elektronischen Patientenakte (ePA) in Deutschland ist im Vergleich zur Gesamtzahl der Versicherten, für die eine Akte eingerichtet wurde, noch gering.

Die neuesten verfügbaren Zahlen (Stand: Juli/September 2025) zeigen:

• Aktive Nutzer gesamt: Die großen Krankenkassen (AOK, TK, Barmer) meldeten im Juli 2025 zusammen rund 1,2 bis 1,37 Millionen aktive Nutzer.
• Anteil an den Versicherten: Bei insgesamt rund 70 Millionen gesetzlich Versicherten entspricht dies einer aktiven Nutzungsquote im niedrigen einstelligen Prozentbereich (zwischen 1,7 % und ca. 2 %).

Obwohl für fast alle gesetzlich Versicherten in Deutschland eine ePA im Rahmen des sogenannten Opt-out-Verfahrens automatisch angelegt wurde (es sei denn, sie haben widersprochen), hat der Großteil die ePA-App der Krankenkasse noch nicht erfolgreich eingerichtet und nutzt die Akte somit nicht aktiv selbst.

Es wird jedoch erwartet, dass diese Zahl steigt, da Ärzte und andere Leistungserbringer seit dem 1. Oktober 2025 gesetzlich verpflichtet sind, die ePA mit relevanten Dokumenten zu befüllen.

Herausforderungen:

Trotz des Potenzials der ePA gibt es Herausforderungen bei der Nutzung. Dazu gehören eine komplizierte Registrierung, technische Schwierigkeiten und unzureichende Aufklärung der Versicherten. Viele Versicherte sind mit digitalen Anwendungen im Gesundheitswesen noch wenig vertraut.

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